Få ut mer av din säljorganisation
Förändringar av en säljorganisation syftar i grunden till att skapa en högre intäktsproduktivitet.
Behovet av att ändra en befintlig säljorganisation har ofta både ett internt/lednings perspektiv och ett externt/kund perspektiv. Valet av en optimal organisationsstruktur blir därför ofta förhållandevis komplicerat.
När ett företag beslutar att förändra sin säljorganisation finns det ofta flera skäl/mål som inte sällan är i konflikt med varandra. Det kan vara fråga om att öka marknadsandelarna, förändra intäktsmixen – och samtidigt minska kostnaderna.
För att åstadkomma en optimal organisationsstruktur är det nödvändigt att kartlägga de nyckelprocesser som har mest betydelse för företagets konkurrensförmåga och rörelsemarginal. Därefter gäller det att anpassa organisationen så att nyckelprocesserna ges nödvändiga resurser och kompetens för att fungera så effektivt som möjligt.
Det handlar om att skapa en organisation som är både enkel och effektiv där roller och ansvar är tydliga för alla medarbetare.
Vanliga fallgropar vid större förändringar av säljorganisationer är:
- Att inte ha tydliga (och mätbara) mål för organisationsförändringen.
- Att inte ha gjort en prioritering av målen (speciellt mellan sådana som är i konflikt med varandra)
- Att underskatta effekten av personalneddragningar på kundnöjdhet och försäljning
- Att inte i förväg göra en grundlig statusanalys av den befintliga organisationen
- Att underskatta behovet av information och kommunikation under förändringsprocessen (både internt och gentemot kunderna).
- Att inte tidigt förankra organisationsförändringen hos nyckelmedarbetare och fack.
- Att underskatta den tid det tar (och kostnaderna för) att anpassa/utveckla/implementera de IT-relaterade system som den nya organisationen ska arbeta med.
- Att inte ha tydliga beskrivningar för medarbetarnas roller och ansvar i den nya organisationen
- Att inte tillgodose det behov av kompetensutveckling som den nya organisationen kräver.
När väl den optimala organisationsstrukturen och resursbehovet har blivit definierat måste förändringsprocessen/implementeringen genomföras på ett sådant sätt att medarbetarnas motivation bibehålls och att kundrelationerna inte påverkas negativt. Vi har medverkat vid ett flertal förändringar av internationella säljorganisationer och brukar använda en checklista för förändringen som kan sammanfattas i följande punkter:
- Mål (Formulera viljeyttring och fastställa mätbara mål)
- Grundläggande förberedelser (Skapa samsyn och förändringsbenägenhet. Bemanna ledningspositioner och definiera övergripande roller och ansvar, säkra nödvändiga beslut).
- Projektplanering och organisation (med aktivitetsplaner tidplaner, kalkyler och riskvärdering)
- Kommunikation (Ledningskonferens, fackliga kontakter, annonsering internt + externt, kick-off)
- Bemanning (Utse ledning, nya arbetsbeskrivningar, besätta alla positioner utefter tydliga bemanningskriterier, rekrytering, utbildning, redundancy planning)
- Legala och skattemässiga planer (främst vid förändring av nationell närvaro)
- Nya kontor (regler/struktur för eventuella hemmakontor och regionala kundservicecenter, planer för förändringsprocessen).
- IT-stöd (nödvändiga systemförändringar för att skapa erforderlig effektivitet/stöd)
- Processutveckling (anpassning av affärsprocesserna till den nya organisationen)
- Genomförande (de praktiska konsekvenserna av beslutade förändringar)
- Styrning och uppföljning (mätning av måluppfyllelse, effektivitet, nöjdhet för både kunder och medarbetare)